Як внутрішньо переміщеним особам відновити втрачені документи: поради юристів

Відновлення втрачених документів залишається одним із важливих питань звернення до громадських приймалень Української Гельсінської спілки з прав людини. Частина вимушено переміщених осіб втратила документи. Дехто з них змогли відновити документи, однак є ті, хто все ще не вирішили цю проблему. 

Втім, якщо втрачені документи для ідентифікації намагаються відновлювати практично відразу, оскільки вони є необхідними для нормального життя, відновлення інших, більш специфічних, документів відкладається або «до кращих часів» або до того часу, коли такі документи стають потрібними. Серед них, наприклад, документи, потрібні для отримання чи підтвердження групи інвалідності або реєстрації права на компенсацію за зруйноване або пошкоджене житло.

Юристи УГСПЛ проаналізували найчастіші звернення ВПО в західних областях України та роз’яснили, які особливості відновлення втрачених документів існують.

Рятуючись від обстрілів чи виїжджаючи з окупації, хтось у поспіху забув вдома частину паперів, хтось взяв лише паспорти, а у когось з тих чи інших причин немає навіть їх. Юристи громадських приймалень УГСПЛ західних областей України з початку року надали десятки консультацій щодо відновлення паспортів, різного роду посвідчень, документів про освіту, трудових книжок. Реєстрували і випадки, коли всі документи людини були знищені або залишилися на тимчасово окупованій території.

Хоча державою створені механізми і алгоритми відновлення різних документів, частина з них вже удосконалювалася після початку повномасштабної агресії Росії, оскільки самі процедури були не дуже дружніми до тих, хто звертався з цією проблемою. Однак, якщо в воєнний час таких людей стає доволі багато, виникає необхідність покращити ці механізми та інформувати громадян про таку можливість. Частина процедур з відновлення документів (або виправлення помилок в документах) все ще залишається доволі складною, а в окремих випадках практично нерозв’язною, особливо, коли документи були лише в паперовому вигляді, а громади, в яких ці документи видавалися, знаходяться під окупацією або зруйновані внаслідок воєнних дій (наприклад, підтвердження проходження особою воєнної служби або пільгового пенсійного стажу).

Як відновити паспорт?

Першочергового відновлення, безсумнівно, потребують внутрішні паспорти. Часто на новому місці переміщені особи навіть не знають, куди звертатися і з чого почати. Постають найпростіші питання: де знаходиться підрозділ Державної міграційної служби чи ЦНАП, як проходить процедура відновлення і що для цього необхідно, скільки це коштує, скільки часу займає виготовлення нового паспорті і, головне, що робити до того. Без внутрішнього паспорта частині переміщених осіб неможливо навіть оформити статус ВПО і відповідні виплати. Так, лишається можливість зробити це через «Дію», однак цей варіант актуальний лише для тих громадян, у кого в додатку відображається ID-картка або біометричний закордонний паспорт. 

Процедура відновлення внутрішнього паспорта передбачає, що із заявою необхідно подати бодай якийсь документ чи копію, де є фотографія людини. Втім, найскладніші випадки, коли таких паперів немає. Тоді Державна міграційна служба проводить додаткову перевірку. Якщо ж вона не дає результату, ДМС може відмовити у виготовленні паспорта, і тоді єдиний шлях – це звернення до суду.

Перепони виникають і у тих переміщених осіб, які під час відновлення паспорта, не можуть підтвердити реєстрацію у громаді, яка тимчасово окупована, чи у громаді, де ведуться бойові дії. Це, зокрема, перешкоджає реалізувати право на оформлення статусу ВПО і отримання відповідних виплат.

Маючи на руках документ, що посвідчує особу, ВПО мають можливість відновлення решти документів, саме тому отримання такого документа, виготовлення картки ID є пріоритетним для особи, що втратила документи. 

Про відновлення яких документів зазвичай йдеться і які проблеми у зв’язку із цим доводиться долати?

РНОКПП або ідентифікаційний номер. У разі втрати довідки про реєстраційний номер облікової картки платника податків (ідентифікаційний номер), у найближчому підрозділі Державної податкової служби можна безоплатно отримати дублікат.

Пенсійне посвідчення. Серед клієнтів громадських приймалень УГСПЛ чимало людей похилого віку, які виїхали з небезпечних регіонів без пенсійних посвідчень. Відновити цей документ можна у будь-якому органі Пенсійного фонду, який працює за принципом екстериторіальності. Також замовити нове посвідчення можна онлайн – на порталі електронних послуг ПФУ або через відповідний мобільний додаток. Проблемною може бути ситуація, коли документи на отримання пенсійного посвідчення тільки були подані в органи, в громадах, які потрапили під окупацію.

Трудова книжка. З такими питаннями до юристів УГСПЛ звертаються внутрішньо переміщені особи, які мають намір влаштуватися на роботу. У подібних випадках на новому місці роботи людині оформлюють нову трудову книжку. Але труднощі можуть виникнути при її заповненні. Процедурою передбачено, що у новому документі мають бути записи про попередні місця роботи працівника. Однак, якщо підприємство перебуває на тимчасово окупованій території, зруйноване, ліквідоване без правонаступника чи передачі документів у архіви, підтвердити інформацію про попередні місця роботи буде складно.

Також питання актуальне для тих ВПО, які оформляють пенсію і яким необхідно підтвердити набутий стаж. Щодо роботи після 2000 року, коли було введено систему персоніфікованого обліку, можна не перейматися, адже інформація є в реєстрах. А ось стаж до 2000 року треба підтвердити. У випадку, коли затребувати документи з підприємства неможливо, а в архівах паперів немає, підтвердження стажу відбувається на основі показань щонайменше двох свідків, які працювали з заявником та мають необхідні документи про свою роботу. Для ВПО це може складати проблему.

Подібним чином можна підтвердити загальний стаж. Схожа процедура визначена і для випадків підтвердження періодів роботи, що зараховуються до стажу роботи для призначення пенсії на пільгових умовах (за списками №1 та №2) або за вислугу років, а також до стажу роботи до 01.01.2004 року на підприємствах, які розташовані на тимчасово окупованій території. Підтвердження пільгового стажу в таких випадках відбувається комісіями, які спеціально створюються при головних управліннях Пенсійного фонду України відповідно до постанови правління ПФУ № 18-1 від 10.11.2006р.

Документи про освіту. Як і у попередньому випадку, ВПО простіше відновити дипломи чи свідоцтва про освіту, видані після 2000 року. Дані про документи містяться в Єдиній електронній базі з питань освіти. Однак треба знати реквізити серію і номер свідоцтва чи диплома. У інших випадках необхідно подавати запити у заклади освіти, або їхнім правонаступникам, або у Міністерство освіти. Невирішеним лишається питання отримання документів від тих навчальних закладів, які не встигли евакуюватися з окупованих територій чи зони бойових дій. 

Медичні документи. Чи не найбільше питань з охопленого блоку стосується медичних документів, зокрема відновлення/отримання довідок МСЕК, які необхідні людям з інвалідністю для оформлення соціальних виплат.

У Міністерстві охорони здоров’я неодноразово наголошували на тому, що зараз МСЕК працюють за принципом екстериторіальності та навіть можуть заочно приймати рішення без присутності пацієнта. Однак якщо у людини, яка виїхала з небезпечних регіонів, немає з собою жодних медичних документів, спочатку на новому місці треба отримати від закладів охорони здоров’я направлення на експертне обстеження. Потім пройти процедуру МСЕК і вже тоді отримати довідку. На практиці клієнти, які звертались за допомогою до юристів УГСПЛ, стикалися з проблемами під час відновлення довідок, підтвердження чи зміни групи інвалідності. 

Документи на право власності. Найчастіше запити про алгоритм відновлення таких документів актуальне для тих ВПО, житло яких було знищено або пошкоджено внаслідок збройної агресії Росії. Документи на право власності необхідні, аби подати заявку на відшкодування за знищене майно. У цьому випадку важливо, щоб інформація про право власності була внесена до відповідного державного реєстру. Тоді через ЦНАП можна оперативно отримати витяг. У випадку, коли правовстановлюючі документи на власність видані до початку ведення електронних реєстрів і зберігалися в архівах БТІ в окупованих чи зруйнованих громадах, питання підтвердження права власності суттєво ускладнюється. Вважаємо, що існує необхідність прийняття нормативно-правового акту, який би передбачив чіткі процедури для відновлення таких документів, з урахуванням різних варіантів підтвердження права власності

Що робити, якщо виникли проблеми з відновленням документів?

Варто зазначити, що найскладніші проблеми з відновленням документів виникають тоді, коли відповідні документи не внесені до відповідних електронних ресурсів, а установи та підприємства, до архівів яких можна звернутися за підтвердженням відповідної інформації знаходяться поза контролем української влади. 

У цьому випадку, найбільш проблемним, в разі втрати документів, залишається підтвердження особою права на пільгову пенсію та документів про освіту, виданих до 2000 року, оскільки відсутні ефективні нормативні механізми. А так само підтвердження права власності виданого до 01 січня 2013 року.

В окремих випадках, процедуру отримання документів потрібно проходити від початку, як, наприклад, при необхідності поновлення втрачених медичних документів. 

В тому ж випадку, коли всі інші можливості вичерпані, єдиним способом є звернення до суду щодо встановлення факту чи встановлення особи. В цьому випадку необхідно буде надати суду певні докази, на основі яких суд зможе прийняти таке рішення. Вважаємо за необхідне, створити відповідні адміністративні процедури, які могли б спростити відновлення документів, можливо з мінімальним залученням суду або без нього

Допомогу з відновлення втрачених документів можна отримати як в громадських організаціях, які надають правову та соціальну допомогу, так і в спеціалізованих установах, наприклад, в координаційно-консультативних центрах ВПО, створених при райдержадміністраціях Львівщини. Разом із тим, вважаємо необхідними опрацювання та поширення найкращих практик та алгоритмів відновлення документів серед працівників органів публічної влади, які взаємодіють з переміщеними особами, так і серед громадських активістів.

Матеріал підготовлено фахівцями Громадської приймальні УГСПЛ у м. Львів

Дана публікація стала можливою завдяки щедрій підтримці американського народу, наданій через Агентство США з міжнародного розвитку (USAID) в рамках Програми «Права людини в дії», яка виконується Українською Гельсінською спілкою з прав людини.

Погляди та інтерпретації, представлені у цій публікації, не обов’язково відображають погляди USAID, Уряду США. Відповідальність за вміст публікації несуть виключно автори та УГСПЛ.

У світі, USAID є однією з провідних установ у сфері розвитку, яка виконує роль каталізатора цих процесів та допомагає досягати позитивних результатів. Діяльність USAID є проявом доброчинності американського народу, а також підтримує просування країн-отримувачів допомоги до самостійності та стійкості та сприяє забезпеченню національної безпеки та економічного добробуту США. Партнерські стосунки з Україною USAID підтримує з 1992 року; за цей час, загальна вартість допомоги, наданої Україні з боку Агентства, склала понад 9 млрд. доларів США. До поточних стратегічних пріоритетів діяльності USAID в Україні належать зміцнення демократії та механізмів досконалого врядування, сприяння економічному розвитку та енергетичній безпеці, вдосконалення систем охорони здоров’я та пом’якшення наслідків конфлікту у східних регіонах. Для того, щоб отримати додаткову інформацію про діяльність USAID, просимо Вас звертатися до Відділу зв’язків з громадськістю Місії USAID в Україні за тел. (+38 044) 521-57-53. Також пропонуємо завітати на наш вебсайт: http://www.usaid.gov/ukraine, або на сторінку у Фейсбук: https://www.facebook.com/USAIDUkraine.