Трудовий договір чи наказ: які документи потрібні при дистанційній роботі?

Війна в Україні та постійні обстріли, навіть розташованих далеко від лінії фронту територій, змусили багатьох перейти на дистанційну форму роботи. Через це виникли питання правового характеру. Як правильно організувати таку роботу відповідно до українського законодавства? Чи можна змусити працівника працювати дистанційно? Чи має керівник вимагати звіт про виконану роботу? Ці питання під час вебінару «Організація дистанційної роботи в умовах воєнного стану» роз’яснив доктор юридичних наук, професор кафедри соціального права Львівського національного університету імені Івана Франка, експерт Українського центру соціально-правових досліджень та Української Гельсінської спілки з прав людини Володимир Бурак. 

Дистанційне навчання та робота – одне й теж?

Не варто плутати та змішувати поняття дистанційної роботи та дистанційного навчання. При організації дистанційного навчання керівник навчального закладу, на підставі рекомендацій Міністерства освіти та науки або місцевого органу управління в галузі освіти, видає наказ чи розпорядження про переведення здобувачів освіти в дистанційний або змішаний формат. А дистанційна робота оформляється відповідним трудовим договором. І видається наказ про таку форму роботи.  

Чи можна змусити працівника працювати дистанційно?

Не можна в односторонньому порядку змінити умови трудового договору. Відповідно, роботодавець не може змусити працівника працювати дистанційно. Але працівника можна зобов’язати це зробити при наявності певних умов. В умовах воєнного стану роботодавець має право перевести працівників на дистанційну роботу. В такому випадку цей формат праці може бути запроваджений як при прийнятті на роботу, так і в ході роботи.  

Що треба врахувати при укладенні трудового договору та при видачі наказу про дистанційну роботу? 

Обов’язково мають бути визначені засоби електронного зв’язку для комунікації працівника та його керівника. Це може бути електронна пошта, номер телефону для комунікації через різні соціальні месенджери, або будь-який додаток, який ви можете застосувати. Але це має бути передбачено. Відповідно до статті 29 Кодексу законів про працю України, в заяві при прийомі на роботу зазначається спосіб зв’язку. 

Якщо працівник вже працює і його переводять на дистанційну роботу, зокрема за його заявою або у зв’язку з виробничою необхідністю, то потрібно узгодити з працівником способи зв’язку – бажано письмово, щоб уникнути конфліктів.

При дистанційному форматі необхідно визначити порядок роботи та звітності про виконані задачі. В сфері освіти є розклад занять, але, з метою контролю, посилання на заняття має бути доступне адміністрації закладу освіти. Звітування необхідно погодити: в кінці семестру, щомісячне, чи щотижневе. Ідеально узгодити форму і зміст звіту. Навіть затвердити її з керівником.

Варто  узгодити й умови повідомлення працівником про виникнення ситуацій, що унеможливлюють належне виконання дистанційної роботи. Не має розглядатись як порушення трудової дисципліни неможливість виконання працівником дистанційної роботи у зв’язку з відсутністю відповідних комунікацій. Але це буде порушенням, якщо працівник не повідомив про це.

Також врахуйте й інші умови щодо комунікації та взаємодії сторін. Неможливо наперед прорахувати всі можливі сценарії. В процесі роботи можуть виникати якісь непередбачувані ситуації, тож потрібно узгодити алгоритм комунікацій. Наприклад, обов’язок працівника хоча б раз на день перевіряти пошту. 

Який є порядок укладення трудового договору про дистанційну роботу?

Складається письмова форма договору, яка затверджена наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України 05 травня 2021 року №913-21.

Трудовий договір про дистанційну роботу укладається в письмовій (паперовій або електронній формі).

Договір у паперовій формі укладається у двох примірниках, по одному для кожної сторони договору, що мають однакову юридичну силу.

Якщо ми говоримо про електронну форму договору про дистанційну роботу, то зауважимо, що ст. 60-2 Кодексу законів про працю, яка регулює дистанційну роботу і трудовий договір при дистанційній роботі, і стаття 24 Кодексу законів про працю не передбачають електронної форми трудового договору. Але заява в електронній формі прирівнюється до паперової, якщо такий договір укладений з дотриманням вимог Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги». 

Чи можливе запровадження дистанційної роботи без обов’язкового укладання трудового договору в письмовій формі? 

В умовах воєнного стану запровадження дистанційної роботи без обов’язкового укладання трудового договору в письмовій формі можливе шляхом видання наказу роботодавця.  Відповідно до Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» працівника потрібно попередити за два дні до запровадження дистанційної роботи. І бажано це зробити письмово з допомогою соціальних месенджерів.  

Роботодавець видає наказ, в якому обґрунтовує запровадження дистанційної роботи, там зазначає шляхи комунікації і письмово ознайомлює працівника не пізніше ніж за два дні до початку роботи. 

Більше про правове регулювання дистанційної роботи ви можете дізнатись з запису вебінару. 

Щоб дізнаватися першими про вебінари та освітні події від Української Гельсінської спілки з прав людини, підписуйтесь на телеграм-канал «УГСПЛ|Тренінги, вебінари, анонси»

Вебінар проводився в рамках Програми USAID Ukraine – USAID Україна «Права людини в дії».

У світі USAID є однією з провідних установ у сфері розвитку, яка виконує роль каталізатора цих процесів та допомагає досягати позитивних результатів. Діяльність USAID є проявом доброчинності американського народу, а також підтримує просування країн-отримувачів допомоги до самостійності та стійкості та сприяє забезпеченню національної безпеки та економічного добробуту США. Партнерські стосунки з Україною USAID підтримує з 1992 року; за цей час, загальна вартість допомоги, наданої Україні з боку Агентства, склала понад 3 млрд. доларів США. До поточних стратегічних пріоритетів діяльності USAID в Україні належать зміцнення демократії та механізмів досконалого врядування, сприяння економічному розвитку та енергетичній безпеці, вдосконалення систем охорони здоров’я та пом’якшення наслідків конфлікту у східних регіонах. Для того, щоб отримати додаткову інформацію про діяльність USAID, просимо Вас звертатися до Відділу зв’язків з громадськістю Місії USAID в Україні за тел. (+38 044) 521-57-53. Також пропонуємо завітати на наш вебсайт: http://www.usaid.gov/ukraine, або на сторінку у Фейсбук: https://www.facebook.com/USAIDUkraine.