ТОП-8 питань про зберігання персональних даних в електронних трудових книжках

05 лютого 2021 року Верховна Рада України прийняла Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі». Законом запроваджується облік трудової діяльності працівника в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі – Реєстр).

10 червня 2021 року зазначений Закон набере чинності. Тож пропонуємо розібратися з основними питаннями щодо порядку зберігання та доступу до персональних даних осіб, облік трудової діяльності яких буде фіксуватися в зазначеному Реєстрі.

 1. Яким чином пересічний громадянин зможе отримати доступ до електронних послуг Пенсійного фонду?

 Для здійснення доступу до інформації та послуг у сфері загальнообов’язкового державного пенсійного страхування громадяни зможуть використовувати веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду за посиланням.

 2.Яким чином особа зможе отримати доступ до інформації про себе?

 Послуги, надання яких передбачає доступ до персональних даних про фізичну особу, реалізацію нею прав на пенсійне забезпечення, надаються за умови ідентифікації такої особи з використанням кваліфікованого електронного підпису або інших надійних засобів ідентифікації у визначеному порядку.

Кваліфікований електронний підпис – це вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Його можна отримати через банківські установи (наприклад, Приватбанк), чи будь-який акредитований центр сертифікації ключів (АЦСК). 

Що стосується інших надійних засобів ідентифікації, то зараз вже використовується Інтегрована система електронної ідентифікації (GOV ID), проведення якої забезпечується “Дією”. Можливо, будуть 

3.Чи буде Пенсійний фонд самостійно збирати інформацію про особу?

 Пенсійний фонд у межах своїх повноважень та виключно з метою ідентифікації особи буде  мати право отримувати інформацію з наявних державних та єдиних реєстрів, інших інформаційних баз, що перебувають у власності держави або підприємств, установ та організацій. Також Пенсійний фонд у межах повноважень буде мати право отримувати інформацію з реєстрів територіальних громад.

Доступ до інформації здійснюється з дотриманням вимог законів України “Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах“, “Про захист персональних даних”. Порядок інформаційної взаємодії визначається Пенсійним фондом разом з відповідними центральними органами виконавчої влади, держателями реєстрів (інформаційних баз).

4.Які відомості про особу будуть зазначатися в персональній електронній обліковій картці?

 На кожну застраховану особу буде заводитися персональна електронна облікова картка. Вона буде складатися з 5 частин:

1) умовно-постійна частина картки, в якій будуть зазначені:

– унікальний номер електронної облікової картки;

– номер посвідчення застрахованої особи;

– прізвище, ім’я та по батькові на момент створення електронної облікової картки;

– прізвище, ім’я та по батькові на поточний момент;

– дата народження;

– стать;

-унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі та серія (за наявності), номер і назва документа, що його посвідчує;

– громадянство;

– відцифрований зразок підпису особи;

– відцифрований образ обличчя особи;

– документ, що посвідчує особу та підтверджує громадянство,

– документ, що посвідчує особу іноземця або особу без громадянства (паспорт громадянина України, посвідка на постійне проживання або посвідка на тимчасове проживання);

– відомості про освіту (рівень та ступінь освіти, кваліфікація, спеціальність);

– місце проживання;

– номер телефону та адреса електронної пошти;

-відомості про смерть, визнання фізичної особи безвісно відсутньою, оголошення фізичної особи померлою;

2) частина картки, що відображає

– страховий стаж,

– заробітну плату (дохід, грошове забезпечення),

– розмір сплаченого єдиного внеску та інші дані, необхідні для обчислення та призначення страхових виплат за окремими видами загальнообов’язкового державного соціального страхування;

3) частина картки, що відображає особливості статусу особи.

Наприклад, інформація про належність особи до ветеранів війни, осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, інших ядерних аварій та випробувань, військових навчань із застосуванням ядерної зброї, студентів, курсантів невійськових закладів вищої освіти, які отримують соціальні стипендії, осіб, які отримують державну допомогу постраждалим учасникам масових акцій громадського протесту та членам їхніх сімей тощо; відомості про групу, причину інвалідності (із зазначенням у відповідних випадках нозологічних форм захворювань), строк, на який встановлено інвалідність; інформація про судимість за вчинення кримінального правопорушення у випадках, передбачених законодавством, а також інформація про позбавлення права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю та інш.;

4) частина картки, що відображає здійснення виплат за окремими видами загальнообов’язкового державного соціального страхування:

-вид страхової виплати;

– вид соціальної пільги;

– вид соціальної виплати;

– дата, з якої призначено виплату;

– дата початку та закінчення виплати (пільги);

– сума виплати (помісячні суми виплати);

– індексація страхової виплати;

5) частина картки, що відображає трудову діяльність особи, у тому числі за період до 1 січня 2004 року. 

5.Хто буде надавати до Пенсійного фонду інформацію про вже наявну трудову діяльність особи?

Така інформація буде подаватися через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України у вигляді скан-копій передбачених законодавством документів, з обов’язковим накладанням страхувальником або працівником кваліфікованого електронного підпису.

Якщо працівник делегує повноваження щодо оцифрування документів про трудову діяльність роботодавцю, то такий працівник має надати згоду на обробку персональних даних, яку укладають у довільній формі. Сканована копія цієї згоди є невід’ємною складовою відомостей, поданих страхувальником.

У випадку особистого подання відомостей про трудову діяльність працівником – скан-копія згоди не потрібна. 

6. Як довго зберігатиметься зазначена інформація про особу?

Персоніфіковані відомості, включені до електронної облікової картки особи, зберігаються протягом усього життя особи, а після її смерті – протягом 75 років. 

7. Яка форма зберігання персональних даних про особу є більш надійною?

Особа може мати бажання не поширювати інформацію про попередні місця роботи (наприклад, якщо на початку своєї трудової діяльності доводилося працювати на непрестижній роботі). Більш того, трудова книжка містить інформацію не тільки про трудову діяльність, а і особисту (наприклад, зміну прізвища та підставу для такої зміни).

Паперові трудові книжки часто зберігаються в кабінетах бухгалтерії. Отже, доступ до них можуть отримати і інші, окрім відповідального за введення трудових книжок, працівники, робоче місце яких знаходиться в цьому ж кабінеті.

Зазначені обставини можуть призводити до поширення персональних даних про особу. Саме тому вбачається, що електронна форма зберігання інформації буде надійнішою, ніж паперова, через більш захищену систему доступу до інформації.

8.Як захистити себе від незаконного поширення персональних даних з електронної книжки?

Для того, щоб запобігти доступу сторонніх осіб до персональних даних, які будуть розміщені в електронній трудовій книжці, не слід нікому надавати засоби ідентифікації, за якими можна зайти до веб-порталу електронних послуг Пенсійного фонду. Крім того, краще не заходити на веб-портал з чужого комп’ютера, а якщо зайшли,  то потрібно прослідкувати, щоб користувач обов’язково вийшов зі свого акаунту.

У випадку, якщо поширення персональних даних відбудеться з провини органів Пенсійного фонду, то потерпіла особа може ставити питання про притягнення винуватої особи до відповідальності. 

Автор: Ольга Семенюк, юристка та правозахисниця.